4 Ferramentas gratuitas para otimizar os processos no trabalho

2017-05-5_Utilidade Publica 3-01

Administrar o desempenho da sua empresa e monitorar funcionários tem sido uma tarefa difícil?

Todas as empresas precisam de procedimentos e ferramentas adequados para garantir um alto índice de produtividade e consequentemente, seu desenvolvimento. Esse controle é fundamental para mensurar e viabilizar o planejamento das ações e metas de uma empresa. Existem diversas formas e estratégias para “medir” a qualidade dos processos internos e externos. Para te ajudar nessa atividade, selecionamos 4 ferramentas gratuitas:

1 – Google Docs

A Google já uma empresa referência no mercado de Tecnologia e não podia ser diferente no desenvolvimento de suas ferramentas. Uma delas é a plataforma de email, o Gmail, em que você pode utilizar sem custo adicional o Drive que permite o compartilhamento na Nuvem de planilhas, apresentações e documentos.

Além de você economizar tempo e recursos com o aplicativo, pode acessar suas planilhas de onde estiver, via smarthphone e tablet, e compartilhá-las com sua equipe por email. Aproveite para criar cronogramas de projetos, planejamento de campanhas, controles de entregas de tarefas e ações… Com a ferramenta, mais de uma pessoa pode acessar o mesmo documento, visualizar as edições de outros usuários e inserir comentários em tempo real.

Você encontra os recursos que já conhecia do Excel, Power Point e Word, mas agora, via web! Aproveite para personalizar seus controles, sinalizar prazos e mensurar a produtividade com processos mais atrativos e dinâmicos.

destaques google doc

 

 

2 – Google Agenda

Mais uma ferramenta que a Google desenvolveu para facilitar o controle das suas tarefas e de sua equipe!

Você tem sempre que parar tudo para organizar sua agenda? Ou então, logo no início do dia parar para ler tudo que precisa fazer no seu dia? Com o Google Agenda, você pode controlar e organizar todos os seus compromissos online e além disso, a ferramenta envia um alerta no horário marcado para lembrá-lo.

O aplicativo ainda permite organizar da melhor forma o tempo dos funcionários e equipes, já que permite o acesso à agenda de outros colaboradores. Assim, evita que uma reunião seja marcada em um horário que um dos integrantes não esteja disponível. A ferramenta viabiliza a comunicação entre departamentos, o que tem sido cada vez mais uma necessidade para diversos setores de uma empresa.

A interação dos gestores com as suas equipes é uma das prioridades do Google Agenda, pois permite com eficiência o monitoramento das tarefas rotineiras, com a visualização da agenda de funcionários. Outro destaque é a sincronização com o Gmail. Sendo assim, todas as alterações ocorridas em outras agendas serão notificadas para os envolvidos no evento.

destaques google agenda

 

3 – Trello

O Trello é mais uma ferramenta para gerenciamento de projetos. Um dos seus diferenciais é o controle de listas versáteis e que podem ser ajustadas de acordo com as necessidades da equipe. Por ser personalizado de acordo com os objetivos de cada gestor, o Trello pode ser tanto usado para o controle individual de um colaborador ou para trabalhos em equipe.

A ferramenta é organizada por blocos em que cada integrante da equipe pode adicionar comentários, links, imagens, anexos e determinar prazos para cada um dos assuntos. Dentro dos blocos, você pode inserir etiquetas para sinalizar o status de cada projeto ou atividade, por exemplo, se está em andamento, você pode indicar com a cor laranja na etiquetas, conforme preferir.

Você ainda pode separar as colunas como um calendário. Caso selecione por dias, você pode estabelecer prazos para tarefas e não se perder em meio a outros compromissos. A agenda do departamento pode ser organizada e monitorada tanto por uma pessoa, como por toda a equipe. Desta forma, é possível manter o controle das tarefas que devem ser concluídas, o que facilita o cumprimento das ações.

 

destaques Trello

4- Asana

O Asana é mais um gerenciador de projetos online que facilitar o monitoramento das tarefas da equipe. Ele pode ser utilizado quase como um quadro de afazeres, onde estarão disponíveis os projetos, atividades e participantes.

Ao utilizar o aplicativo, você consegue manter toda equipe em um mesmo ambiente e identificar em qual atividade cada um está trabalhando. Assim, é possível organizar o projeto da forma mais produtiva, conforme a conclusão da tarefa de cada colaborador.

O Asana é gratuito para projetos com a colaboração de até 15 pessoas e pode ser utilizado a partir da sua conta do Google ou Facebook e além disso, importa os contatos para inseri-los nos projetos. A interface da ferramenta é organizada em relação aos projetos que estão acontecendo hoje, o que está por vir e os que estão sem data definida. Cada uma das três partes possui uma lista com os detalhes de cada ação, como descrição, imagens e dados que podem ser utilizados ao longo da produção.

destaques asana

 

 

 

Escolha uma ferramenta. Faça dela a sua rotina. Deixe o seu dia a dia ser preenchido pela otimização dessas ideias. Obtenha responsabilidades e cumpra tarefas. Esse é um dos caminhos para um dia de sucesso!