eSocial: aprenda a realizar a Qualificação Cadastral dos Funcionários

Aprenda a realizar a Qualificação Cadastral dos Funcionários

Com o início do eSocial previsto para 2018, agora é a hora de iniciar a Qualificação Cadastral dos Funcionários. É essencial que não haja nenhuma divergência entre os dados cadastrados nos órgãos do governo, se não o registro do funcionário não poderá ser feito.

Eunice Santos, Supervisora de Consultoria e Verificação Funcional da Nasajon Sistemas, explicou o passo a passo da Consulta Individual e em Lote. Aproveite!

Inicialmente, foi liberado no site do eSocial uma qualificação individual, que tem como proposta permitir ao usuário verificar se o Cadastro de Pessoa Física (CPF) e o Número de Identificação Social – NIS (NIT/PIS/PASEP) estão aptos para serem utilizados no eSocial.

Algumas pessoas me relataram divergências nessa primeira consulta em seus CPF, NIS, nome e data de nascimento. Mas, sem grandes aventuras, recorreram à Receita Federal, Caixa Econômica ou Banco do Brasil e tiveram seus problemas sanados. Um detalhe interessante é que, no retorno das consultas com divergências, nos é apresentada uma mensagem orientativa sobre onde requisitar a correção dos dados.

Essas pessoas realizaram posteriormente uma nova consulta e obtiveram a seguinte mensagem: “Os dados estão corretos”. Chamo atenção para o seguinte: é necessário aguardar pelo menos 7 dias para que o aplicativo do eSocial reconheça as alterações solicitadas às instituições responsáveis pelos ajustes.

O grande dificultador dessas consultas era a sua realização. Era preciso preencher, um a um, todos os dados a serem consultados: nome, data de nascimento, CPF e NIS. Até que, em 20 de janeiro de 2016, uma nova forma de consulta foi disponibilizada: a consulta de qualificação cadastral em lote, com o mesmo objetivo da consulta cadastral online que citei anteriormente. Só que, dessa vez, de forma célere.

Para esse novo tipo de consulta, se fez necessária a disponibilização de um Manual. Nesse caso, as empresas devem fazer uso de um certificado digital.   Ao selecionar a opção de “Consulta Qualificação Cadastral em Lote”, o certificado já instalado no computador será apresentado, bastando ser selecionado. Uma nova tela será apresentada com as seguintes possibilidades: envio do .txt gerado (upload), de acordo com layout disposto no manual; e retorno (download) do arquivo processado. Mas atenção, pois a resposta à consulta processada acontecerá em até 48 horas e ficará disponível para consulta por trinta dias.

No arquivo de retorno já processado, teremos evidenciadas as divergências que foram identificadas entre os cadastros internos das empresas, o CPF e o Cadastro Nacional de Informações Sociais – CNIS; e também teremos a orientação quanto ao procedimento a ser adotado para ajustar as divergências encontradas.

Exemplos:

  •  Divergência no nome informado no CPF – comparecer a uma conveniada da Receita Federal do Brasil; como Caixa Econômica, Banco do Brasil ou Correios;
  •  Divergência no CPF do cadastro NIS do Banco do Brasil – atualizar o cadastro em uma agência do Banco do Brasil;
  •  Divergência no CPF do Cadastro da Caixa – atualizar o Cadastro NIS Empresas pelo Conectividade Social ou em uma agência da Caixa;
  •  Divergência no CPF do Cadastro do INSS – ligar para 135 e agendar atendimento.

Quando o cadastro do funcionário estiver sem divergências, somos informados de que o registro do empregado “X” está validado para ser registrado no eSocial.

O arquivo “rejeitado” terá o motivo da inconsistência na sua formatação e/ou nos campos de cada registro apontado. Nesse caso, o layout do arquivo deve ser revisto e confrontado com o arquivo .txt que foi gerado.

Um bom sistema de folha de pagamento já possui regras de validações que, por si só, já qualificam a maioria das informações necessárias ao eSocial. Porém, precisamos tê-las 100% qualificadas.

Espero que este material possa auxiliar a todos nessa tarefa!


Artigo original publicado no Portal Contábeis.